Com a digitalização dos serviços cartorários, surgiram dois tipos de documento digital: a certidão eletrônica e a certidão escaneada em PDF. Embora ambas estejam em formato digital, existem diferenças importantes entre elas, especialmente em relação à validade jurídica e à aceitação por órgãos públicos.
Neste artigo, explicamos as diferenças, vantagens e quando usar cada uma.
O que é uma certidão eletrônica?
A certidão eletrônica é um documento originalmente criado em formato digital pelo cartório. Ela não é uma cópia de um papel: é o próprio documento oficial, gerado eletronicamente.
Características da certidão eletrônica:
- Gerada diretamente pelo sistema informatizado do cartório
- Possui assinatura digital com certificado ICP-Brasil
- Contém código de verificação para conferência de autenticidade
- Tem a mesma validade jurídica de uma certidão em papel
- Pode ser verificada online a qualquer momento
O que é uma certidão escaneada em PDF?
A certidão escaneada em PDF é a digitalização de um documento físico. O cartório emite a certidão em papel e depois a escaneia, gerando um arquivo PDF.
Características da certidão escaneada:
- É uma imagem do documento físico original
- Geralmente não possui assinatura digital
- Pode ou não conter certificação de autenticidade
- É uma representação do documento, não o documento em si
Comparação lado a lado
| Característica | Certidão Eletrônica | Certidão Escaneada em PDF | |---------------|--------------------|-----------------------------| | Origem | Criada digitalmente | Digitalizada de papel | | Assinatura digital | Sim (ICP-Brasil) | Geralmente não | | Verificação online | Sim, via código | Nem sempre disponível | | Validade jurídica | Plena | Pode ser questionada | | Aceita em órgãos públicos | Sim | Depende do órgão | | Aceita em bancos | Sim | Pode exigir original | | Facilidade de obtenção | Online, sem ir ao cartório | Requer ida ao cartório + escaneamento | | Custo | Geralmente menor | Pode incluir custas extras |
Validade jurídica: qual vale mais?
A certidão eletrônica com assinatura digital tem validade jurídica plena, equiparada ao documento em papel, conforme:
- Lei nº 11.977/2009: regulamenta o registro eletrônico de imóveis
- Provimento CNJ nº 89/2019: estabelece normas para a emissão de certidões eletrônicas pelos cartórios
- Medida Provisória nº 2.200-2/2001: institui a ICP-Brasil e garante validade jurídica a documentos com assinatura digital
Já a certidão escaneada em PDF pode ter sua autenticidade questionada, especialmente se não vier acompanhada de certificação digital ou autenticação do cartório.
Onde cada uma é aceita?
Certidão eletrônica é aceita em:
- Processos judiciais (via peticionamento eletrônico)
- Cartórios de registro de imóveis
- Bancos e instituições financeiras
- Órgãos públicos federais, estaduais e municipais
- Processos de licitação
Certidão escaneada pode encontrar restrições em:
- Instituições financeiras que exigem documento original
- Processos judiciais que demandam autenticação
- Cartórios que não aceitam cópias sem certificação
- Órgãos públicos com exigências específicas
Como verificar a autenticidade de uma certidão eletrônica?
Toda certidão eletrônica legítima possui um código de verificação (hash). Para conferir:
- Acesse o site do cartório emissor ou do portal e-Certidão
- Insira o código de verificação informado no documento
- O sistema confirmará se a certidão é autêntica e exibirá os dados do registro
Qual escolher?
Na maioria dos casos, a certidão eletrônica é a melhor opção: tem validade jurídica plena, é mais prática de obter e é aceita em praticamente todos os lugares.
A certidão escaneada em PDF pode ser útil como cópia de segurança pessoal, mas não deve ser utilizada como documento oficial em processos que exigem autenticidade comprovada.
Como solicitar uma certidão eletrônica?
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